Analiza wykonania budżetu – błędy w źródłach danych

Sporządzenie budżetu kosztów działań marketingowych wymaga wysiłku i wyobraźni. Koszty reklamy z punktu widzenia księgowego to tylko koszty, które trzeba zaewidencjonować na jakimś koncie. Najlepiej aby było tylko jedno ,,bo po co więcej”. Natomiast z punktu widzenia zarządzania – to inwestycja.
Po zakończeniu realizacji działań marketingowych należy dokonać analizy wykonania ich budżetu kosztów. W pierwszej kolejności należy zestawić wielkości rzeczywiste i planowane. Następny etap to zestawienie, w którym będzie widać odchylenia od zatwierdzonego budżetu. Później należy dokonać analizy odchyleń i na końcu wyciągnąć wnioski. Samo zestawienie, które tylko przedstawia wielkości liczbowe to jeszcze nie analiza, jak czasami zdarza się mi czytać w książkach.
Źródłem rzeczywistych kosztów działań marketingowych są konta księgowe na których ewidencjonowane są ich koszty na podstawie dowodów księgowych. Może się zdarzyć, że odchylenia są zbyt duże i w rzeczywistości wynikają z błędnej kwalifikacji kosztów na kontach przez dział księgowości.
Bez kontroli i weryfikacji danych źródłowych na kontach księgowych trudno mówić o rzeczywistej ocenie działań marketingowych i ich kosztach zawartych w budżecie. Popełniane są tzw. błędy ,,bałaganiarskie”. Wynikają one z zaniedbań organizacyjnych. Stąd też należy:

• opisać dobrze zakres kont księgowych,
• weryfikować dowody księgowe,
• na bieżąco sprawdzać zapisy na kontach,
• poprawić komunikację pomiędzy działem księgowości a kierownikami lub pracownikami odpowiedzialnymi za dany obszar działalności przedsiębiorstwa,
• zainteresować kierowników kosztami ich działalności,
• rozliczać kierowników za efekty, co w praktyce m.in. oznacza, że kierownicy będą na bieżąco weryfikowali swoje koszty działalności.

Dlatego też dział marketingu i dział księgowości muszą ze sobą na bieżąco współpracować. Budżetowanie to proces zbiorowy. Dotyczy to też innych działów operacyjnych dla których sporządzane są budżety, a potem analizowane przez dział controllingu.

Szerzej na temat źródeł błędów danych w analizie realizacji budżetu kosztów na przykładzie budżetu kosztów działań marketingowych oraz jak im przeciwdziałać w artykule, którego autorem jest Roman Kotapski pt. Analiza wykonania budżetu – błędy w źródłach danych, który ukazał się w magazynie Controlling i Zarządzanie nr 2(28)/2019.

Zapraszamy na szkolenie pt. Budżetowanie w przedsiębiorstwie, które organizuje Biuro Rachunkowości Zarządczej MARINA we Wrocławiu w dniach 30-31.05.2022r.

Program i informacje organizacyjne znajdują się na stronie Budżetowanie w przedsiębiorstwie.

Zapraszamy na szkolenie i wspólną wymianę doświadczeń.